TUTORIAL C: ETIKA PROFESIONAL TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Objektif :
1.Mengetahui masalah moral dan isu etika komputer
2.Memahami prinsip etika komputer
3.Memahami etika profesional TM
4.Mengetahui fungsi kod etika profesional
5.Keperluan etika komputer
Etika Komputer
Etika komputer umumnya adalah satu bidang
mengenai penggunaan komputer yang betul
(panduan).
Hak peribadi individu, ketepatan dan kesahihan
maklumat, harta intelek dan capaian adalah
antara isu/dilema yang membabitkan etika
penggunaan komputer dalam era maklumat.
Penggunaan TM + x bertanggungjawab =
isu etika/natijah
Masalah Moral dan Etika
1. Penggertak (Cracker)
Cracker ialah golongan yang menceroboh ke dalam
sistem komputer dan merosakkan sistem yang ada
dengan tujuan utama membuat keuntungan.
Cracker tidak menulis program untuk
membangunkan perisian tetapi menggunakan
perisian yang dibangunkan orang lain untuk tujuan
kemusnahan.
2. Penyalahgunaan Internet
Konsep ‘langit terbuka’ yang dilaksanakan oleh
negara kita telah mengundang banyak implikasi
buruk kepada para pengguna Internet terutamanya
di kalangan remaja.
3. Virus
Menyebarkan virus - merosakkan sistem, data, perisian,
melumpuhkan rangkaian komputer.
4. Hakcipta
Memuat turun sebarang perisian atau dokumen
tanpa kebenaran adalah salah dari segi undangundang
hakcipta.Keizinan daripada pemiliknya
adalah perlu.
MAKLUMAT
Objektif :
1.Mengetahui masalah moral dan isu etika komputer
2.Memahami prinsip etika komputer
3.Memahami etika profesional TM
4.Mengetahui fungsi kod etika profesional
5.Keperluan etika komputer
Etika Komputer
Etika komputer umumnya adalah satu bidang
mengenai penggunaan komputer yang betul
(panduan).
Hak peribadi individu, ketepatan dan kesahihan
maklumat, harta intelek dan capaian adalah
antara isu/dilema yang membabitkan etika
penggunaan komputer dalam era maklumat.
Penggunaan TM + x bertanggungjawab =
isu etika/natijah
Masalah Moral dan Etika
1. Penggertak (Cracker)
Cracker ialah golongan yang menceroboh ke dalam
sistem komputer dan merosakkan sistem yang ada
dengan tujuan utama membuat keuntungan.
Cracker tidak menulis program untuk
membangunkan perisian tetapi menggunakan
perisian yang dibangunkan orang lain untuk tujuan
kemusnahan.
2. Penyalahgunaan Internet
Konsep ‘langit terbuka’ yang dilaksanakan oleh
negara kita telah mengundang banyak implikasi
buruk kepada para pengguna Internet terutamanya
di kalangan remaja.
3. Virus
Menyebarkan virus - merosakkan sistem, data, perisian,
melumpuhkan rangkaian komputer.
4. Hakcipta
Memuat turun sebarang perisian atau dokumen
tanpa kebenaran adalah salah dari segi undangundang
hakcipta.Keizinan daripada pemiliknya
adalah perlu.
Prinsip Etika Komputer
1. Keseimbangan
Kebaikan yang dibawa oleh teknologi maklumat
mestilah lebih baik daripada risiko dan keburukan.
2. Keizinan termaklum
Mereka yang menerima kesan teknologi maklumat
mesti faham dan menerima risiko yang akan
dihadapi. Apabila mereka telah faham maka mereka
lebih bersedia menerima sebarang risiko yang
timbul.
3. Keadilan
1. Keseimbangan
Kebaikan yang dibawa oleh teknologi maklumat
mestilah lebih baik daripada risiko dan keburukan.
2. Keizinan termaklum
Mereka yang menerima kesan teknologi maklumat
mesti faham dan menerima risiko yang akan
dihadapi. Apabila mereka telah faham maka mereka
lebih bersedia menerima sebarang risiko yang
timbul.
3. Keadilan
Manfaat dan keburukan teknologi maklumat mesti
diagih secara adil. Mereka yang menerima
kebaikan patut menanggung sama risiko dan
mereka yang tidak menerima kebaikan tidak
patut menanggung risiko yang lebih. Risiko yang
diterima haruslah adil untuk kedua belah pihak.
4. Meminimumkan risiko
Teknologi maklumat mesti dilaksanakan dengan
mengelak risiko yang tidak berkaitan dan
diminimumkan agar manfaat yang diterima
daripada teknologi maklumat adalah lebih
daripada risikonya.
10 Rukun Etika Komputer
-Sepuluh perintah tersebut adalah panduan kepada pengguna dan profesional komputer oleh
Computer Ethics Institute seperti:
1.Tidak menggunakan komputer untuk
membahayakan orang lain.
2.Tidak mengganggu kerja komputer orang lain.
3.Tidak menceroboh masuk fail komputer lain.
4.Tidak menggunakan komputer untuk mencuri.
5.Tidak menggunakan komputer untuk menipu.
6.Tidak menggunakan atau menyalin perisian
yang tidak dibeli secara sah
7.Tidak menggunakan sumber dari komputer
orang lain tanpa kebenaran.
8.Tidak mengambil hasil intelektual orang
lain untuk diri sendiri.
9.Memikirkan kesan sosial program atau
sistem yang dibangunkan.
diagih secara adil. Mereka yang menerima
kebaikan patut menanggung sama risiko dan
mereka yang tidak menerima kebaikan tidak
patut menanggung risiko yang lebih. Risiko yang
diterima haruslah adil untuk kedua belah pihak.
4. Meminimumkan risiko
Teknologi maklumat mesti dilaksanakan dengan
mengelak risiko yang tidak berkaitan dan
diminimumkan agar manfaat yang diterima
daripada teknologi maklumat adalah lebih
daripada risikonya.
10 Rukun Etika Komputer
-Sepuluh perintah tersebut adalah panduan kepada pengguna dan profesional komputer oleh
Computer Ethics Institute seperti:
1.Tidak menggunakan komputer untuk
membahayakan orang lain.
2.Tidak mengganggu kerja komputer orang lain.
3.Tidak menceroboh masuk fail komputer lain.
4.Tidak menggunakan komputer untuk mencuri.
5.Tidak menggunakan komputer untuk menipu.
6.Tidak menggunakan atau menyalin perisian
yang tidak dibeli secara sah
7.Tidak menggunakan sumber dari komputer
orang lain tanpa kebenaran.
8.Tidak mengambil hasil intelektual orang
lain untuk diri sendiri.
9.Memikirkan kesan sosial program atau
sistem yang dibangunkan.
10.Gunakanlah komputer dengan timbang
rasa dan hormat kepada manusia lain.
Etika Profesional Teknologi Maklumat
Profesion lebih mudah difahami sebagai pekerjaan
Profesional pula merujuk kepada orang yang
menganggap profesion individu itu sebagai suatu
pekerjaan tetap dan sumber pendapatan utamanya.
Profesionalisma adalah tahap kecekapan dan
akauntabiliti yang seharusnya didukung oleh
seseorang profesional tersebut.
Masih ramai yang membatasi pengertian profesional
hanya kepada beberapa pekerjaan tertentu seperti
jurutera, doktor, peguam, akauntan, arkitek dan
seumpamanya yang menetapkan kriteria tertentu
seperti ilmu pengetahuan, latihan, pertauliahan,
badan profesional dan berautonomipekerjaannya secara profesional iaitu mencapai
tahap yang ditetapkan oleh kehendak profesionnya
- ia bekerja dengan tekun, cekap, amanah,
bersungguh-sungguh, adil, ikhlas dan beretika
Etika profesional adalah nilai-nilai atau tingkahlaku
murni yang harus dihayati oleh individu mengikut
profesion masing-masing
Etika profesional teknologi maklumat adalah
menjurus kepada nilai-nilai murni yang perlu ada
dalam pengamal teknologi maklumat itu sendiri
Ciri-ciri Profesionalisme
Lieberman dalam Sufean (1993) telah
menggariskan beberapa ciri-ciri profesionalisme,
antaranya ialah:
1. Harus ada perkhidmatan penting dengan
matlamat yang jelas untuk masyarakat dan
negara.
2. Menggunakan banyak keupayaan dan kebolehan
intelek semasa menjalankan tugas.
3. Mendapat latihan yang khusus dalam sesuatu
bidang kemahiran ikhtisas pekerjaan itu dalam
jangka masa tertentu.
4. Harus ada kuasa autonomi semasa menjalankan
tugas kerana anggota dalam sesuatu kumpulan
profesional itu adalah pakar dalam bidang
tertentu.
5. Mementingkan mutu perkhidmatan dan dedikasi
dengan tidak mementingkan keuntungan wang
(gaji) semasa menjalankan tugas.
6. Mempunyai tatasusila perkhidmatan yang harus
dipatuhi oleh setiap anggota dalam kumpulkan
profesion itu.
Mok (1996) merumuskan secara ringkas
konsep profesionalisme sebagai
suatu pekerjaan yang khusus dan
dijalankan oleh orang yang mempunyai
kelulusan dan latihan ikhtisas yang cukup
bermutu, bersikap jujur, dedikasi,
bertanggungjawab dan bermoral tinggi,
mempunyai autonomi bertugas serta
mematuhi kod etika yang ditentukan oleh
organisasinya.
Keperluan etika komputer ini perlulah dikaji ke
atas institusi yang melibatkan :
1. Pendidikan
2. Perundangan
3. Perniagaan
Etika Komputer dan Keperluannya
1.Penyelidikan mengenai dilema dan masalah
etika
2. Kod dan norma profesional yang khusus
3. Forum untuk membincangkan masalah etika
4. Pendidikan dan latihan
5. Kesedaran
rasa dan hormat kepada manusia lain.
Etika Profesional Teknologi Maklumat
Profesion lebih mudah difahami sebagai pekerjaan
Profesional pula merujuk kepada orang yang
menganggap profesion individu itu sebagai suatu
pekerjaan tetap dan sumber pendapatan utamanya.
Profesionalisma adalah tahap kecekapan dan
akauntabiliti yang seharusnya didukung oleh
seseorang profesional tersebut.
Masih ramai yang membatasi pengertian profesional
hanya kepada beberapa pekerjaan tertentu seperti
jurutera, doktor, peguam, akauntan, arkitek dan
seumpamanya yang menetapkan kriteria tertentu
seperti ilmu pengetahuan, latihan, pertauliahan,
badan profesional dan berautonomipekerjaannya secara profesional iaitu mencapai
tahap yang ditetapkan oleh kehendak profesionnya
- ia bekerja dengan tekun, cekap, amanah,
bersungguh-sungguh, adil, ikhlas dan beretika
Etika profesional adalah nilai-nilai atau tingkahlaku
murni yang harus dihayati oleh individu mengikut
profesion masing-masing
Etika profesional teknologi maklumat adalah
menjurus kepada nilai-nilai murni yang perlu ada
dalam pengamal teknologi maklumat itu sendiri
Ciri-ciri Profesionalisme
Lieberman dalam Sufean (1993) telah
menggariskan beberapa ciri-ciri profesionalisme,
antaranya ialah:
1. Harus ada perkhidmatan penting dengan
matlamat yang jelas untuk masyarakat dan
negara.
2. Menggunakan banyak keupayaan dan kebolehan
intelek semasa menjalankan tugas.
3. Mendapat latihan yang khusus dalam sesuatu
bidang kemahiran ikhtisas pekerjaan itu dalam
jangka masa tertentu.
4. Harus ada kuasa autonomi semasa menjalankan
tugas kerana anggota dalam sesuatu kumpulan
profesional itu adalah pakar dalam bidang
tertentu.
5. Mementingkan mutu perkhidmatan dan dedikasi
dengan tidak mementingkan keuntungan wang
(gaji) semasa menjalankan tugas.
6. Mempunyai tatasusila perkhidmatan yang harus
dipatuhi oleh setiap anggota dalam kumpulkan
profesion itu.
Mok (1996) merumuskan secara ringkas
konsep profesionalisme sebagai
suatu pekerjaan yang khusus dan
dijalankan oleh orang yang mempunyai
kelulusan dan latihan ikhtisas yang cukup
bermutu, bersikap jujur, dedikasi,
bertanggungjawab dan bermoral tinggi,
mempunyai autonomi bertugas serta
mematuhi kod etika yang ditentukan oleh
organisasinya.
Keperluan etika komputer ini perlulah dikaji ke
atas institusi yang melibatkan :
1. Pendidikan
2. Perundangan
3. Perniagaan
Etika Komputer dan Keperluannya
1.Penyelidikan mengenai dilema dan masalah
etika
2. Kod dan norma profesional yang khusus
3. Forum untuk membincangkan masalah etika
4. Pendidikan dan latihan
5. Kesedaran
Etika Pengunaan E-Mail Dan Internet
AKAUN E-MEL
Akaun e-mel adalah bukan hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk kepada peraturan jabatan yang memberi akaun itu dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.
Gunakan akaun atau alamat e-mel persendirian anda sahaja. Jangan sekali-kali menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama untuk mengemukakan pendapat persendirian. Anda juga tidak digalakkan menggunakan akaun yang didaftarkan secara percuma untuk penghantaran e-mel resmi.
Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda.
Anda adalah dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah. Hubungilah pentadbir e-mel (postmaster) dengan segera jika anda mengesan atau mengesyaki alamat e-mel anda telah disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat e-mel. Pentadbir e-mel akan mengambil langkah keselamatan dan pengesanan yang perlu untuk mendedahkan identiti penyamar dan memastikan kejadian itu tidak berulang.
Jika anda akan bercuti atau berkursus dalam jangkamasa waktu yang panjang dan bertukar tempat kerja, maklumkan kepada pentadbir e-mel dengan segera supaya kerja-kerja penyenggaraan e-mel dapat dilaksanakan.
MENYENGGARA KOTAK MEL (MAIL BOX)
Kandungan dan penyenggaraan kotak mel pada komputer mikro masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna.
Kemudahan e-mel hendaklah digunakan secara aktif.Anda digalakkan membuka e-mel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. E-mel tersebut hendaklah dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya mel yang dialamatkan kepada anda dapat sampai tepat pada masanya untuk untuk diambil tindakan yang selanjutnya. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) kerana ada mel yang memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).
Penggunaan e-mel yang aktif adalah amat digalakkan kerana ia akan mengurangkan kapasiti kotak mel anda dari masa ke semasa. Pastikan jumlah mel yang disimpan di dalam kotak mel adalah di dalam kemampuan ruang storan komputer anda.
Anda harus menghadkan jumlah mel yang harus disimpan dalam kotak mel. Hapuskan mel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir mel itu akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan mel tersebut pada sumber storan kedua seperti disket atau mencetaknya.
Anda hendaklah sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus. Berwaspadalah kerana e-mel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak ,dengan cara tidak sengaja anda mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.
E-mel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan mel dalam kotak mel. E-mel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara anda.E-mel yang sedemikian atau berbentuk peribadi sayugianya dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam kandungan mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk rahsia dan peribadi di atas poskad.
Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan alamat-alamat e-mel yang akan digunakan kemudian nanti.
MENYEDIA DAN MENGEDIT MEL
Berilah tumpuan kepada sesuatu perkara bagi setiap mel. Pastikan tajuk (subject) dan kandungan mel menyentuh perkara yang sama. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas mel-mel yang masuk ke dalam kotak melnya.
Tulislah mel seperti anda menulis secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan mel dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.
Gunakan butang Tab pada papan kekunci untuk menyusun kandungan mel supaya kelihatan lebih teratur dan mudah dibaca. Jangan gunakan butang space bar pada papan kekunci untuk tujuan itu.
Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan.Tulislah kandungan mel sependek atau seringkas yang mungkin dengan mengamalkan penggunaan singkatan perkataan (akronim) dan gantian perkataan (emotikon) yang biasa difahami. Terlampau banyak menggunakan akronim dan emotikon juga akan menyebabkan mesej anda tidak jelas dan menimbulkan kekeliruan pada tanggapan pembaca. Jika anda terpaksa menghantar mel yang panjang (melebihi 100 baris), tulislah amaran di sudut atas mel dengan AMARAN - MESEJ PANJANG. Sila rujuk Lampiran 1 dan 2 untuk melihat senarai akronim dan emotikon.
Seboleh-bolehnya hadkan panjang satu baris kepada tidak lebih dari 60 huruf. Kemungkinan teks anda akan hilang atau pengguna akan menghadapi masalah untuk membacanya apabila saiz baris lebih dari itu. Tidak semua perisian e-mel mempunyai ciri-ciri yang sama.
Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda. Tandatangan hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat nama, jawatan ,alamat tempat kerja dan alamat e-mel. Ciri tandatangan yang baik adalah yang tidak melebihi 4 baris.
Jika anda ingin memberi penekanan kepada sesuatu perkataan atau isi kandungan tertentu, gunakan tanda * (asterisk) di permulaan dan di penghujung perkataan atau isi kandungan tersebut ( contohnya * isu *).
Amalkan penggunaan fail lampiran attachment file semasa penyediaan mel jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan fail minit mesyuarat yang disimpan dalam format Microsoft Word. Walaubagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi 1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran mel itu. Jika saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz lebih kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan.
Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen.
Bertindaklah dengan bijak apabila membuat jenaka. Jenaka anda mungkin dilihat oleh orang lain sebagai menyindir atau mengkritik.
Buang kandungan mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab mel (reply) dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang komen. Edit kandungan mel yang diterima dengan seringkas-ringkas mungkin dengan memberi fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja ketika menjawab.
MENGHANTAR E-MEL
Gunakan akaun atau alamat e-mel persendirian anda sahaja. Jangan sekali-kali menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama untuk mengemukakan pendapat persendirian. Anda juga tidak digalakkan menggunakan akaun yang didaftarkan secara percuma untuk penghantaran e-mel resmi.
Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda.
Anda adalah dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah. Hubungilah pentadbir e-mel (postmaster) dengan segera jika anda mengesan atau mengesyaki alamat e-mel anda telah disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat e-mel. Pentadbir e-mel akan mengambil langkah keselamatan dan pengesanan yang perlu untuk mendedahkan identiti penyamar dan memastikan kejadian itu tidak berulang.
Jika anda akan bercuti atau berkursus dalam jangkamasa waktu yang panjang dan bertukar tempat kerja, maklumkan kepada pentadbir e-mel dengan segera supaya kerja-kerja penyenggaraan e-mel dapat dilaksanakan.
MENYENGGARA KOTAK MEL (MAIL BOX)
Kandungan dan penyenggaraan kotak mel pada komputer mikro masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna.
Kemudahan e-mel hendaklah digunakan secara aktif.Anda digalakkan membuka e-mel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. E-mel tersebut hendaklah dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya mel yang dialamatkan kepada anda dapat sampai tepat pada masanya untuk untuk diambil tindakan yang selanjutnya. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) kerana ada mel yang memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).
Penggunaan e-mel yang aktif adalah amat digalakkan kerana ia akan mengurangkan kapasiti kotak mel anda dari masa ke semasa. Pastikan jumlah mel yang disimpan di dalam kotak mel adalah di dalam kemampuan ruang storan komputer anda.
Anda harus menghadkan jumlah mel yang harus disimpan dalam kotak mel. Hapuskan mel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir mel itu akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan mel tersebut pada sumber storan kedua seperti disket atau mencetaknya.
Anda hendaklah sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus. Berwaspadalah kerana e-mel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak ,dengan cara tidak sengaja anda mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.
E-mel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan mel dalam kotak mel. E-mel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara anda.E-mel yang sedemikian atau berbentuk peribadi sayugianya dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam kandungan mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk rahsia dan peribadi di atas poskad.
Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan alamat-alamat e-mel yang akan digunakan kemudian nanti.
MENYEDIA DAN MENGEDIT MEL
Berilah tumpuan kepada sesuatu perkara bagi setiap mel. Pastikan tajuk (subject) dan kandungan mel menyentuh perkara yang sama. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas mel-mel yang masuk ke dalam kotak melnya.
Tulislah mel seperti anda menulis secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan mel dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.
Gunakan butang Tab pada papan kekunci untuk menyusun kandungan mel supaya kelihatan lebih teratur dan mudah dibaca. Jangan gunakan butang space bar pada papan kekunci untuk tujuan itu.
Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan.Tulislah kandungan mel sependek atau seringkas yang mungkin dengan mengamalkan penggunaan singkatan perkataan (akronim) dan gantian perkataan (emotikon) yang biasa difahami. Terlampau banyak menggunakan akronim dan emotikon juga akan menyebabkan mesej anda tidak jelas dan menimbulkan kekeliruan pada tanggapan pembaca. Jika anda terpaksa menghantar mel yang panjang (melebihi 100 baris), tulislah amaran di sudut atas mel dengan AMARAN - MESEJ PANJANG. Sila rujuk Lampiran 1 dan 2 untuk melihat senarai akronim dan emotikon.
Seboleh-bolehnya hadkan panjang satu baris kepada tidak lebih dari 60 huruf. Kemungkinan teks anda akan hilang atau pengguna akan menghadapi masalah untuk membacanya apabila saiz baris lebih dari itu. Tidak semua perisian e-mel mempunyai ciri-ciri yang sama.
Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda. Tandatangan hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat nama, jawatan ,alamat tempat kerja dan alamat e-mel. Ciri tandatangan yang baik adalah yang tidak melebihi 4 baris.
Jika anda ingin memberi penekanan kepada sesuatu perkataan atau isi kandungan tertentu, gunakan tanda * (asterisk) di permulaan dan di penghujung perkataan atau isi kandungan tersebut ( contohnya * isu *).
Amalkan penggunaan fail lampiran attachment file semasa penyediaan mel jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan fail minit mesyuarat yang disimpan dalam format Microsoft Word. Walaubagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi 1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran mel itu. Jika saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz lebih kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan.
Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen.
Bertindaklah dengan bijak apabila membuat jenaka. Jenaka anda mungkin dilihat oleh orang lain sebagai menyindir atau mengkritik.
Buang kandungan mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab mel (reply) dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang komen. Edit kandungan mel yang diterima dengan seringkas-ringkas mungkin dengan memberi fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja ketika menjawab.
MENGHANTAR E-MEL
Bertindak secara bijak, profesional dan berhati-hati apabila menyuarakan sesuatu menerusi media e-mel dan internet.Ingat, menghantar e-mel adalah tersangat mudah dan anda mungkin menghantarnya tanpa disedari.
Ingatlah akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.
Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming), mel bom (mail bombing) dan mel spam. Mel sampah adalah mel yang tidak berkaitan yang dihantar kepada seseorang dan mel bom adalah penghantaran mel secara bertalu-talu (looping) yang menyebabkan penerima mengalami masalah. Anda mungkin boleh disabitkan jika melakukan kesalahan ini. Manakala mel spam adalah mel yang dihantar oleh penghantar yang tidak diketahui seperti menerima mel daripada seorang jurujual yang cuba menjual produknya melalui mel.
Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar.Satu alamat e-mel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu.
Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-olah anda ingin menyembunyikan sesuatu atau anda mempunyai agenda tertentu. Bcc adalah mel yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.
Semasa menjawab atau membalas mel , gunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) dan gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc ).
Jika anda ingin memanjangkan mel yang diterima kepada individu lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan mel asal. Jika anda ingin membuat komen peribadi , anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan mel asal.
Amalkan penggunaan mel jawab automatik untuk menjawab terus mel yang masuk ke dalam kotak mel. Salah satu fungsinya adalah untuk menjawab mel-mel yang masuk ke kotak mel anda semasa anda tidak ada di tempat duduk atau di pejabat sedangkan komputer anda masih terpasang (mel aktif). Anda boleh membuat kriteria tertentu untuk mengaktifkan fungsi ini kepada mel-mel tertentu sahaja.Contoh mesej mel jawab automatik adalah seperti "Maaf.Saya tidak dapat menjawab mel anda sekarang kerana saya keluar untuk urusan rasmi".
Jika anda mendapat maklumbalas (mesej) bahawa mel tidak berjaya dihantar kerana kesalahan-kesalahan tertentu, anda boleh membuat pilihan sama ada untuk mengedit dan menghantar semula atau membuang saja mel tersebut. Kesalahan yang sering dilakukan ialah menghantar e-mel kepada alamat e-mel yang salah.
MENJADI AHLI DALAM SENARAI MEL (MAILING LIST) ATAU KUMPULAN PERBINCANGAN (DISCUSSION GROUP)
Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat untuk berkomunikasi. Misalnya rangkaian profesional (keilmuan) digunakan untuk tujuan perbincangan profesional dan bukannya untuk tujuan menjual perkhidmatan atau menjual barangan.
Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari yang mana anda sendiri tidak berupaya membacanya. Jika berlaku demikian, hubungi pentadbir e-mel senarai mel tersebut untuk mengeluarkan alamat e-mel anda.
Apabila anda menjadi ahli dalam sesuatu kumpulan perbincangan, pastikan anda menjadi pemerhati untuk beberapa hari pertama.Lihat dan perhati perkara-perkara yang dibincangkan.Apabila anda sudah berpuashati dan berupaya menyumbang kepada sesi perbincangan, maka anda bolehlah mula mengambil bahagian.
Ingat bahawa tidak semua ahli dalam kumpulan perbincangan mempunyai kepakaran, pendekatan dan pendapat yang sama. Oleh yang demikian, gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada anggapan anda sukar difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.
Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon nasihat, jawablah dengan tertib dan jujur. Mel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan tidak harus dihantar atau disalin kepada senarai mel atau kumpulan perbincangan.
Buatlah pertanyaan atau komen yang berkaitan dengan kumpulan itu sahaja.Jika ada ahli yang menimbulkannya seperti menghantar maklumat yang tidak wajar, jawablah dengan tertib dan elakkan dari pertelagahan.
INTERNET
MELAYARI WORLD WIDE WEB (WWW)
Pilihlah masa lawatan yang sesuai iaitu masa di luar waktu beban puncak untuk memastikan anda mendapat maklumat dengan cepat tanpa membazir masa dan kos semasa capaian. Masa penggunaan yang dicadangkan adalah dari jam sebelum 8.15 pg., 1.15 ptg hingga 2.15 ptg. dan selepas 5.15 ptg.
Kebanyakan laman merekodkan pelawat yang melawat lamannya.Berwaspadalah apabila berkunjung ke sesuatu laman terutamanya yang dilarang atau yang boleh menjejaskan maruah anda, organisasi dan negara anda. Maklumat anda yang mereka perolehi mungkin akan digunakan untuk tujuan tertentu.
Browse atau carilah maklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan tugas anda sebagai penjawat awam. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini dan memilih search engine yang popular agar carian itu dapat dilakukan dengan lebih efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat.
Sebagai penjawat awam, anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan maklumat anti kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-undang negara dan lebih merbahaya lagi jika anda sendiri menjadi ejen penghantar maklumat yang berunsur fitnah yang boleh mengganggu-gugat ketenteraman negara dan proses keadilan yang diterima pakai. Dalam hal ini Surat Edaran yang bertajuk Panduan Kepada Ketua-ketua Jabatan Mengenai Penglibatan Pegawai Kerajaan dalam Gerakan Reformasi adalah berkaitan ( Ruj. JPA (S)TT.271 Jilid 8/(23) bertarikh 14/10/98 Lampiran 3). Peraturan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan (pekeliling/surat edaran) yang akan dikeluarkan dari masa ke semasa.
Amalkan membuat penanda (bookmark) pada laman yang baik untuk rujukan kemudian hari. Penanda ini akan dapat mengelakkan anda daripada membuat searching yang berulang-ulang kali dengan membuang masa dan memudharatkan laluan rangkaian.
Cetaklah dokumen yang difikirkan akan digunakan untuk tujuan rujukan. Elakkan dari membazirkan kertas dan masa dengan mencetak dokumen yang tidak relevan.
PROSES MEMINDAHKAN FAIL
Anda mungkin memindahkan fail ke komputer anda secara online daripada pelayan-pelayan web yang dilawati dengan menggunakan arahan File Transfer Protocol (FTP), HyperText Transfer Protocol (HTTP) atau proses downloading biasa. Setiap pembekal perkhidmatan yang menawarkan kemudahan ini akan menetapkan peraturan atau syarat-syarat tertentu. Baca dan fahami akan tawaran atau syarat-syarat tersebut sebelum anda memulakan aktiviti itu.
Bertindaklah secara profesional kepada pengguna lain yang ingin mendapat maklumat dari pembekal yang sama. Hadkan masa capaian atau pemindahan dan tamatkan segera sambungan apabila sesi anda selesai untuk memberi peluang kepada pengguna lain.
Jika pembekal meminta supaya anda membekalkan maklumat anda sebelum perkhidmatan dapat diberikan atau disempurnakan, berilah maklumat yang betul supaya pembekal tersebut mendapat gambaran yang jelas akan maklumat pengguna yang menggunakan perkhidmatannya.
Pilihlah masa yang sesuai untuk memindahkan fail. Fail yang bersaiz besar (yang melebihi 1MB) wajar dipindahkan di luar waktu beban puncak. Waktu beban puncak bergantung kepada masa tindak balas di tempat pengguna (rangkaian tempatan) dan masa di tempat pembekal jika ia dilawat oleh ramai pengguna.
Pastikan anda mempunyai ruang storan yang mencukupi sebelum melakukan aktiviti pemindahan data.Anda perlu meninggalkan sejumlah storan (40 MB) pada cakera keras (hard disk) untuk membolehkan sistem pengoperasian Windows 95/98/Nt berjalan dengan lancar.
Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya.
Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad kredit) yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna.Jika anda terpaksa mendapatkan perkhidmatan melalui urusniaga elektronik, pastikan pembekal memproses permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat (secured server). Perkara ini amatlah penting untuk memastikan maklumat kad kredit anda tidak di curi (tampered) oleh penceroboh-penceroboh yang melakukan aktiviti pemalsuan urusniaga dengan kad kredit.
Ingatlah akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.
Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming), mel bom (mail bombing) dan mel spam. Mel sampah adalah mel yang tidak berkaitan yang dihantar kepada seseorang dan mel bom adalah penghantaran mel secara bertalu-talu (looping) yang menyebabkan penerima mengalami masalah. Anda mungkin boleh disabitkan jika melakukan kesalahan ini. Manakala mel spam adalah mel yang dihantar oleh penghantar yang tidak diketahui seperti menerima mel daripada seorang jurujual yang cuba menjual produknya melalui mel.
Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar.Satu alamat e-mel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu.
Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-olah anda ingin menyembunyikan sesuatu atau anda mempunyai agenda tertentu. Bcc adalah mel yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.
Semasa menjawab atau membalas mel , gunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) dan gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc ).
Jika anda ingin memanjangkan mel yang diterima kepada individu lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan mel asal. Jika anda ingin membuat komen peribadi , anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan mel asal.
Amalkan penggunaan mel jawab automatik untuk menjawab terus mel yang masuk ke dalam kotak mel. Salah satu fungsinya adalah untuk menjawab mel-mel yang masuk ke kotak mel anda semasa anda tidak ada di tempat duduk atau di pejabat sedangkan komputer anda masih terpasang (mel aktif). Anda boleh membuat kriteria tertentu untuk mengaktifkan fungsi ini kepada mel-mel tertentu sahaja.Contoh mesej mel jawab automatik adalah seperti "Maaf.Saya tidak dapat menjawab mel anda sekarang kerana saya keluar untuk urusan rasmi".
Jika anda mendapat maklumbalas (mesej) bahawa mel tidak berjaya dihantar kerana kesalahan-kesalahan tertentu, anda boleh membuat pilihan sama ada untuk mengedit dan menghantar semula atau membuang saja mel tersebut. Kesalahan yang sering dilakukan ialah menghantar e-mel kepada alamat e-mel yang salah.
MENJADI AHLI DALAM SENARAI MEL (MAILING LIST) ATAU KUMPULAN PERBINCANGAN (DISCUSSION GROUP)
Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat untuk berkomunikasi. Misalnya rangkaian profesional (keilmuan) digunakan untuk tujuan perbincangan profesional dan bukannya untuk tujuan menjual perkhidmatan atau menjual barangan.
Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari yang mana anda sendiri tidak berupaya membacanya. Jika berlaku demikian, hubungi pentadbir e-mel senarai mel tersebut untuk mengeluarkan alamat e-mel anda.
Apabila anda menjadi ahli dalam sesuatu kumpulan perbincangan, pastikan anda menjadi pemerhati untuk beberapa hari pertama.Lihat dan perhati perkara-perkara yang dibincangkan.Apabila anda sudah berpuashati dan berupaya menyumbang kepada sesi perbincangan, maka anda bolehlah mula mengambil bahagian.
Ingat bahawa tidak semua ahli dalam kumpulan perbincangan mempunyai kepakaran, pendekatan dan pendapat yang sama. Oleh yang demikian, gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada anggapan anda sukar difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.
Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon nasihat, jawablah dengan tertib dan jujur. Mel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan tidak harus dihantar atau disalin kepada senarai mel atau kumpulan perbincangan.
Buatlah pertanyaan atau komen yang berkaitan dengan kumpulan itu sahaja.Jika ada ahli yang menimbulkannya seperti menghantar maklumat yang tidak wajar, jawablah dengan tertib dan elakkan dari pertelagahan.
INTERNET
MELAYARI WORLD WIDE WEB (WWW)
Pilihlah masa lawatan yang sesuai iaitu masa di luar waktu beban puncak untuk memastikan anda mendapat maklumat dengan cepat tanpa membazir masa dan kos semasa capaian. Masa penggunaan yang dicadangkan adalah dari jam sebelum 8.15 pg., 1.15 ptg hingga 2.15 ptg. dan selepas 5.15 ptg.
Kebanyakan laman merekodkan pelawat yang melawat lamannya.Berwaspadalah apabila berkunjung ke sesuatu laman terutamanya yang dilarang atau yang boleh menjejaskan maruah anda, organisasi dan negara anda. Maklumat anda yang mereka perolehi mungkin akan digunakan untuk tujuan tertentu.
Browse atau carilah maklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan tugas anda sebagai penjawat awam. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini dan memilih search engine yang popular agar carian itu dapat dilakukan dengan lebih efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat.
Sebagai penjawat awam, anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan maklumat anti kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-undang negara dan lebih merbahaya lagi jika anda sendiri menjadi ejen penghantar maklumat yang berunsur fitnah yang boleh mengganggu-gugat ketenteraman negara dan proses keadilan yang diterima pakai. Dalam hal ini Surat Edaran yang bertajuk Panduan Kepada Ketua-ketua Jabatan Mengenai Penglibatan Pegawai Kerajaan dalam Gerakan Reformasi adalah berkaitan ( Ruj. JPA (S)TT.271 Jilid 8/(23) bertarikh 14/10/98 Lampiran 3). Peraturan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan (pekeliling/surat edaran) yang akan dikeluarkan dari masa ke semasa.
Amalkan membuat penanda (bookmark) pada laman yang baik untuk rujukan kemudian hari. Penanda ini akan dapat mengelakkan anda daripada membuat searching yang berulang-ulang kali dengan membuang masa dan memudharatkan laluan rangkaian.
Cetaklah dokumen yang difikirkan akan digunakan untuk tujuan rujukan. Elakkan dari membazirkan kertas dan masa dengan mencetak dokumen yang tidak relevan.
PROSES MEMINDAHKAN FAIL
Anda mungkin memindahkan fail ke komputer anda secara online daripada pelayan-pelayan web yang dilawati dengan menggunakan arahan File Transfer Protocol (FTP), HyperText Transfer Protocol (HTTP) atau proses downloading biasa. Setiap pembekal perkhidmatan yang menawarkan kemudahan ini akan menetapkan peraturan atau syarat-syarat tertentu. Baca dan fahami akan tawaran atau syarat-syarat tersebut sebelum anda memulakan aktiviti itu.
Bertindaklah secara profesional kepada pengguna lain yang ingin mendapat maklumat dari pembekal yang sama. Hadkan masa capaian atau pemindahan dan tamatkan segera sambungan apabila sesi anda selesai untuk memberi peluang kepada pengguna lain.
Jika pembekal meminta supaya anda membekalkan maklumat anda sebelum perkhidmatan dapat diberikan atau disempurnakan, berilah maklumat yang betul supaya pembekal tersebut mendapat gambaran yang jelas akan maklumat pengguna yang menggunakan perkhidmatannya.
Pilihlah masa yang sesuai untuk memindahkan fail. Fail yang bersaiz besar (yang melebihi 1MB) wajar dipindahkan di luar waktu beban puncak. Waktu beban puncak bergantung kepada masa tindak balas di tempat pengguna (rangkaian tempatan) dan masa di tempat pembekal jika ia dilawat oleh ramai pengguna.
Pastikan anda mempunyai ruang storan yang mencukupi sebelum melakukan aktiviti pemindahan data.Anda perlu meninggalkan sejumlah storan (40 MB) pada cakera keras (hard disk) untuk membolehkan sistem pengoperasian Windows 95/98/Nt berjalan dengan lancar.
Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya.
Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad kredit) yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna.Jika anda terpaksa mendapatkan perkhidmatan melalui urusniaga elektronik, pastikan pembekal memproses permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat (secured server). Perkara ini amatlah penting untuk memastikan maklumat kad kredit anda tidak di curi (tampered) oleh penceroboh-penceroboh yang melakukan aktiviti pemalsuan urusniaga dengan kad kredit.
Sumber:
No comments:
Post a Comment